राजकीय रिकॉर्ड एवं उनकी अवधियाँ, निस्तारण




*कार्यालय कार्यविधि के अनुसार अभिलेखों को निम्नलिखित वर्गों में विभक्त किया गया है-*
*1. वर्ग 1- एक वर्ष तक रखे जाने वाले अभिलेख।*
*2. वर्ग 2- पांच वर्ष तक रखे जाने वाले अभिलेख।*
*3. वर्ग 3- दस वर्ष तक रखे जाने वाले अभिलेख।*
*4. वर्ग 4- तीस वर्ष तक रखे जाने वाले अभिलेख।*
*5. वर्ग 5- स्थाई रूप से रखे जाने वाले अभिलेख।*
*आवश्यक अभिलेखों को सुरक्षित रखने का पूर्ण विवरण निम्न प्रकार से है-*



*वर्ग 1- एक वर्ष तक रखे जाने वाले अभिलेख।*
*(i) छात्र प्रगति पुस्तिका।*
*(ii स्मरण पत्र जारी करने का रजिस्टर।*
*(iii) उत्सव एवम समारोह अभिलेख।*


*वर्ग 2- पांच वर्ष तक रखे जाने वाले अभिलेख।*
*(i) शुल्क प्राप्ति रजिस्टर।*
*(ii) छात्रवृत्ति वितरण रजिस्टर।*
*(iii) पत्र प्रेषण/पत्र प्राप्ति रजिस्टर।*
*(iv) छात्रोपस्तिथि रजिस्टर।*
*(v) स्थानीय परीक्षा परिणाम सम्बंधित रिकॉर्ड।*
*(vi) नियुक्ति के आवेदन-पत्र। ( जिनको नियुक्ति नही मिली हो, 2 वर्ष हेतु)*
*(vii) आकस्मिक अवकाश रजिस्टर व पियोन बुक (तीन वर्ष)*
*(viii) आकस्मिक अवकाश प्रार्थना पत्र। (दो वर्ष)*
*(ix) राज्य कर्मचारियों से किराया वसूली।*
*(x) विभागीय वाहन मरम्मत।*
*(xi) अतिरिक्त विषय खोलना।*
*(xii) परीक्षा केंद्र (दो वर्ष)*
*(xiii) निरीक्षण प्रतिवेदन।*
*(xiv) विधानसभा प्रश्न।*
*(xv) मण्डल अधिकारी बैठके।*
*(xvi) कार्यालय बजट अनुमान।*
*(xvii) बजट आवंटन, पुनः आवंटन (दो वर्ष)*
*(xviii) जांच एवम निरीक्षण प्रतिवेदन*
*(ixx) गबन चोरी के मामले, (जांच के निस्तारण के दो वर्ष तक)*
*(xx) जांच एवम निरीक्षण प्रतिवेदन।*
*(xxi) अराजपत्रित कर्मचारियों के छुट्टी का खाता। (मृत्यु या सेवानिवृत्ति के 3 वर्ष तक)*


*वर्ग 3- दस वर्ष तक रखे जाने वाले अभिलेख।*
*(i) छात्रकोष रोकड़ बही, प्रयोज्य वस्तुओं का रजिस्टर, प्रतिभूति राशि रजिस्टर, रसीद बुकों को जारी करने का रजिस्टर।*
*(ii) विभागीय परीक्षाओं के अनुज्ञा आवेदन-पत्र।*
*(iii) विभिन्न प्रशिक्षणों में नियुक्ति।*
*(iv) नियुक्ति एवम स्थानांतरण।*
*(v) ऋण अग्रिम आवेदन पत्र।*
*(vi) भवन का दान एवम भवन निर्माण हेतु राजकीय सहायता।*
*(vii) जन्मतिथि में परिवर्तन।*
*(viii) बोर्ड की मान्यता।*
*(ix) छात्रवर्ती , वर्तिका एवम अध्ययन ऋण।*
*(x) प्रशासनिक अधिकारी सम्मेलन।*

*वर्ग 4- तीस वर्ष तक रखे जाने वाले अभिलेख।*
*(i) राज्य एवम राष्ट्रीय पुरस्कार स्वीकृतियां।*
*(ii) संस्थापन रजिस्टर।*
*(iii) शाला रजिस्टर।*
*(iv) विभागीय परीक्षा परिणाम रजिस्टर।*


*वर्ग 5- स्थाई रूप से रखे जाने वाले अभिलेख।*
*(i) भवन के पट्टे/नक्शे।*
*(ii) फीस परिपत्र।*
*(iii) विद्यालयों की विभिन्न* *स्तरों पर मान्यता।*
*(iv) विद्यालय खोलना।*
*(v) परीक्षा/ कक्षोंन्नति।*
*(vi) अनुदान रिकॉर्ड।*
*(vii) विभागीय परीक्षाओं के प्रमाण-पत्रों के अनुपर्ण।*



*निम्नलिखित अभिलेख किसी भी कारण से नष्ट नही होने चाहिए*-
*व्यय से सम्बंधित अभिलेख, अपूर्ण परियोजनाओं से सम्बंधित व्यय अभिलेख, व्यक्तिगत मामलो के कलेमो से सम्बंधित अभिलेख, स्थाई प्रकृति के आदेश*


*कुछ विशेष*-
*स्थापना वर्ग की पुस्तकें- 40 वर्ष, फूटकर व्यय रजिस्टर-5 वर्ष, फुटकर व्यय वाउचर- 3 वर्ष, डिटेल्ड बजट- 5 वर्ष, राज्य कर्मचारियों के वेतन बिल-35 वर्ष*

*विशेष- एक राज्य अधिकारी को सदैव राज्य हितानुकूल कार्य करना चाहिए एवम अपने कार्य को सिद्ध करने हेतु अभिलेख संधारित रखने चाहिए।*
*अभिलेख समाप्त करने की पूर्ण विधि आवश्यकता के अनुसार अपनाई जानी चाहिए।*
*अभिलेख आधार पर ही प्रशासनिक व न्यायिक निर्णय होते है अतः इनकी सुरक्षा हमारा प्राथमिक दायित्व है।*। 
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